Основание в рко при выплате зарплаты

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление — залог успешных проверок.

К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок.

Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

Рко — бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

  • Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
  • Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
  • Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
  • Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

  • Индивидуальные предприниматели;
  • Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

  • Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
  • Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
  • Выдача наличных средств на командировочные расходы;
  • Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц.

Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.

д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено».

После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации https://dela.biz/yurisprudenciya/5355-kak-pravilno-zapolnyat-zayavlenie-r11001-na-registratsiyu-ooo.html

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира.

В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира.

В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
  • Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
  • Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
  • Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено»

Примеры заполнения РКО организацией

Основание в РКО при выплате зарплатыООО: Пример заполнения РКО поможет начинающему бухгалтеру выписать корректный документ

Форма бланка РКО одинакова для заполнения у предприятия и индивидуальных предпринимателей (разница в наименовании: ИП, ООО. ОАО и т. д.).

Основание в РКО при выплате зарплатыИП: Пример заполнения РКО у индивидуального предпринимателя

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

  1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
  2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

  • предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
  • перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
  • подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
  • выдача денег сотруднику;
  • обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
  • выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
  • все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Это интересно! Об особенностях оформления командировок вы можете узнать из нашей публикации https://dela.biz/svoy-biznes/5500-komandirovochnoe-udostoverenie-blank-obrazets-zapolneniya.html

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

  • выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
  • незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Основание в РКО при выплате зарплатыПример заполнения РКО: выплата заработной платы сотруднику

Из кассы предприятия выдаются деньги для сдачи в кассу обслуживающего банка. В таком случае деньги в банк отправляются с кассиром либо сдаются службе инкассации. РКО в этом случае может выглядеть следующим образом.

Основание в РКО при выплате зарплатыПример заполнения РКО: сдача денег в кассу банка

Если материальная помощь оказывается одному лицу, то оформлять платёжную ведомость необязательно. Достаточно подписи в бланке РКО. Допускается оформление выдачи материальной помощи группе лиц по одному РКО, для чего необходимо обязательное оформление платёжной ведомости.

Основание в РКО при выплате зарплатыПример заполнения РКО: выплата материальной помощи сотруднику

Допускаются наличные денежные расчёты с поставщиками и подрядчиками из кассы предприятия.

Основание в РКО при выплате зарплатыПример заполнения РКО: расчёт с поставщиками и подрядчиками

Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.

  • Наталия Бадрак
  • Распечатать

Основание в РКО при выплате зарплаты

Источник: https://dela.biz/svoy-biznes/5521-rashodnyiy-kassovyiy-order-obrazets-zapolneniya.html

Расходный кассовый ордер на выдачу зарплаты 2020: образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости, как оформить КО-2?

Основание в РКО при выплате зарплатыЗаработная плата может выдаваться персоналу в наличном или безналичном виде. В первом случае формируется платежная или расчетно-платежная ведомость, к которой дополнительно составляется расходный кассовый ордер.

Строгих требований при оформлении РКО при выплате зарплаты нет. Однако особенности данной процедуры нужно знать, заполняя ордер при этом вовремя и правильно.

Нужно ли оформлять?

В ведомости содержится информация о том, кому и в каком размере зарплаты нужно выплатить. При получении денег каждый работник ставит напротив полученной суммы свою подпись.

То есть ведомость отражает сведения о том, какие суммы нужно выплатить, какие уже выданы, какие депонированы.

  • Для того чтобы бухгалтер смог провести расход выданных наличных денег в бухгалтерском учете, одной ведомости не достаточно, необходим первичный документ – расходный кассовый ордер.
  • Именно РКО выступает основанием для совершения проводки по расходованию наличных из кассы – Дт 70 Кт 50.
  • Кроме того, ордер служит основанием для внесения в кассовую книгу регистрационной записи о произведенном расходе из кассы.

Особенности оформления

  1. Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.
  2. При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

  3. Основание в РКО при выплате зарплатыРасходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.
  4. С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Читайте также:  Как отменить отпуск, если отпускные уже выплачены

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

  • заполняет РКО бухгалтер;
  • в отношении ведомости составляет один РКО;
  • в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
  • заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
  • на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

  • Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
  • Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
  • Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
  • Основание в РКО при выплате зарплатыКредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
  • Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
  • Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
  • Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
  • Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
  • По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

  • В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.
  • Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.
  • Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.
  • Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.
  • Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Выводы

  1. Если заработная плата выдается персоналу наличными деньгами, то по факту выдачи обязательно составляется расходный кассовый ордер.
  2. РКО выступает основанием для заполнения кассовой книги и отражения расходной операции в бухгалтерском учете.
  3. Заполняет ордер бухгалтер после закрытия ведомости.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rko-na-vydachu-zarplaty.html

Бланк расходного кассового ордера 2019 года: правила и образец заполнения

Основание в РКО при выплате зарплаты

Что это за документ и для чего он нужен

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства.

Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.

Основание в РКО при выплате зарплатыВ дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию, подписанные руководителем.

Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости, подписанной руководителем.

Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.

Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.

Кто его выдаёт и заполняет

Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем. В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е.

руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы.

Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.

При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Порядок заполнения ордера

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность.

В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки.

Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Порядок заполнения документа следующий:

  1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
  2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
  3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
  4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
  5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
  6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
  7. Затем идут подписи администрации — директора и главного бухгалтера.
  8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
    Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.

    Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.

  9. В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
  10. Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
  11. Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/rasxodnyj-kassovyj-order.html

Рко на выплату заработной платы по ведомости: образец заполнения расходного кассового ордера на выдачу зарплаты, оформление при увольнении

  • Юридические лица обязаны соблюдать ведение кассовой дисциплины.
  • Для этого требуется заполнение документации по приходу и расходу наличных средств в кассу организации.
  • Расходный кассовый ордер является документом первичной учетной документации, по нему осуществляется выдача денег, в том числе и заработной платы.
  • Порядок заполнения РКО строго регламентирован, неточности в соблюдении норм влекут за собой санкции со стороны проверяющих органов.

Составление расходного кассового ордера форма КО-2

Вне зависимости от оснований выбытия наличных из кассы, их выдача осуществляется через расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (ОКУД 0310002).

Выплата заработной платы по ведомости требует последующего оформления РКО на общую выданную сумму денег из кассы.

Номер и дата составления кассового ордера указывается на бланке платежной или расчетно-платежной ведомости, на основании которой произведена выдача зарплаты.

Бланк РКО включает в себя сведения:

  • информация о названии организации, правовая форма ее деятельности;
  • при наличии у организации ОКПО ее код вписывается в необходимую ячейку, он должен соответствовать статистическим данным, если данный показатель отсутствует, то в строке ставится прочерк;
  • наименование структурного подразделения в нужной строке, при оформлении документа не головной компанией;
  • номер кассового ордера, исходя из нумерации документов на предприятии с начала года по календарю;
  • Основание в РКО при выплате зарплатыдата оформления бланка РКО (день выдачи зарплаты из кассы);
  • специальный код для структурных подразделений, если их нет — прочерк;
  • номер счета (по дебету) указывается в ячейке «корреспондирующий счет, субсчет», он сверяется с планом бухгалтерских счетов, для выплаты заработной платы ставится код 70;
  • при отсутствии у предприятия аналитического кода в графе РКО ставится прочерк;
  • в строке «кредит» вписывается номер счета, по которому происходит выдача наличных средств, обычно пишется «50» — касса;
  • сумма выдающихся наличных указывается цифрами, в другой строке (ниже) — прописью, копейки в цифровом варианте (в отношении выплаты зарплаты вносится общая выданная сумма по ведомости);
  • код целевого назначения, если данная система применяется на предприятии;
  • личные данные сотрудника (ФИО), которому выдаются из кассы денежные средства (кассир организации);
  • причины выплаты денежных средств (выдача заработной платы, отпускных);
  • реквизиты документов (при их наличии), прикладывающиеся к расчетному кассовому ордеру, фиксируются в строке «приложение»;
  • данные главы юридического лица, главного бухгалтера, а также их подписи.
Читайте также:  Подземный стаж для выхода на пенсию

Получатель денежных средств самостоятельно вписывает полученную сумму прописью (копейки обозначаются цифрами), а в завершении расписывается.

Кассир организации записывает паспортные данные получателя или реквизиты другого документа, удостоверяющего личность. После передачи денежных средств кассир фиксирует данные о себе и проставляет роспись.

Данный документ можно составить отдельно на каждого сотрудника.

Сегодня печать предприятия, выдающего наличность, на расходном кассовом ордере не является обязательным реквизитом.

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, его печать на бланке РКО также не нужна.

Заполнение при выдаче зарплаты по ведомости

Выдавая зарплату через кассу специалистам предприятия по ведомости, в качестве получающего лица выступает кассир, а не сам работник.

В строке «получил» бланка РКО обозначаются данные кассира, основанием выступает выдача зарплаты трудящимся. Реквизиты платежной ведомости фиксируется в графе «приложение».

  1. Основание в РКО при выплате зарплатыВ получении денежных средств расписывается кассир, который и берет на себя ответственность за полученные деньги.
  2. Вариант заполнения расходного кассового ордера на выдачу заработной платы сотрудникам по ведомости отличается от иного заполнения только основанием и тем, что получателем является кассир.
  3. При оформлении РКО на выплату зарплаты необходимо придерживаться правил:
  • кассовый ордер ни на общую обозначенную в ведомости сумму, ни на уже выданные денежные средства по ведомости с начала периода ее действия не составляется;
  • в кассовую книгу не записываются ведомости (предназначенные для выдачи денежных средств, уже выданные).

В конце заключительного дня периода действия ведомости кассир проставляет на ней свою подпись, отмечает депонированные денежные средства, а затем передает сотрудникам бухгалтерии.

Бухгалтером осуществляется проверка предоставленного бланка, а после этого проставляется личная подпись.

Дата составления

Бланк РКО на выплату заработной платы выписывается только на определенный срок (один день). Денежные средства должны быть оформлены и получены на дату его составления.

В случае выявления несоответствия данного требования выписывается новый ордер, исправления даты в старом экземпляре не допустимы.

При выдаче денег по ведомости дата указывается на ее последней странице. Датой заполнения расходного ордера будет являться день закрытия ведомости (последняя дата выдачи зарплаты сотрудникам).

Скачать образец

Скачать пример оформления расходного кассового ордера при выдаче заработной платы по ведомости – excel.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Оформление при увольнении

  • Основание в РКО при выплате зарплатыПоложение ЦБ РФ №373-П от 12 октября 2011 года регламентирует выдачу заработной платы и иных материальных вознаграждений за проделанную работу, осуществленных по платежной ведомости, обязательно оформлять РКО.
  • Его реквизиты проставляются в платежном (расчетном) документе.
  • Затем, кассир закрывает ведомость, как документ, составленный по причине выдачи денежных средств.
  • На ведомость составляется расходный кассовый ордер, в качестве основания считается выбытие денежных средств из кассы компании, ведомость записывается как приложение, в основании фиксируется «Выдача заработной платы (за конкретный месяц), компенсация при увольнении».

Оформление кассовых ордеров — ответственная задача. В РКО не допускаются ни исправления, ни ошибки.

Специалист, ответственный за составление документа не должен забывать, что РКО относится к документам строгой отчетности.

Если в бланке будет отсутствовать какие-либо обязательные реквизиты, заполненный ордер будет являться недействительным.

Выводы

За отсутствие или неверное составление первичной документации налогоплательщикам грозит ответственность по Налоговому кодексу (ст. 120) в размере 10 000 рублей.

Также неоформленные кассовые документы на предприятии могут послужить основанием для отказа налоговой инспекции в признании указанных расходов организации в целях налогообложения.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/zarplata/dokumenty-zp/rko-zarabotnaya-plata.html

Как происходит оформление РКО при выдаче зарплаты?

Существует довольно большое количество различных документов, которые должны оформляться с учетом установленных стандартов. Примером можно назвать оформление РКО. Рассмотрим все особенности этого процесса подробнее.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Что такое РКО — расходный кассовый ордер?

Под РКО понимают документ, который составляется для сопровождения выдачи наличных денежных средств.

Он выполняет несколько важных функций:

  1. Используется в качестве основания для учета выданных средств.
  2. Служит основанием для проведения рассматриваемой операции.

Стоит учитывать, что подобный документ выполняется на бланке установленного образца. Кроме этого, ему присуждают индивидуальный порядковый номер и регистрируют в книге учета.

При рассмотрении этого вопроса больше всего внимания следует уделить понятию кассы:

  • Совокупность бухгалтерских операций, которые связаны с учетом и другими действиями с наличными средствами предприятия.
  • Получение денег наличными всегда проводится при оформлении РКО.

Примечание! В документе указывается различная информация, используемая в дальнейшем для отчетности и при проведении других операци.

Какие сведения содержит РКО?

Рассматриваемый документ заполняется в единственном экземпляре. Как правило, в него включается следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Уникальный порядковый номер документа.
  3. Графа «Дебет» применяется для указания кода структурного подразделения.
  4. Строка под названием «Кредит» используется для отображения номера бухгалтерского счета. В большинстве случаев указывается число 50.
  5. Код целевого назначения используется для определения того, с какой целью были выданы средства. Стоит учитывать, что подобные коды используются отнюдь не на всех предприятиях. Поэтому в некоторых случаях указывается прочерк.

Кроме этого, есть строка, в которой указывается непосредственно сумма и получатель. Для распоряжения средствами предприятия требуется основание, для указания которого также отводится отдельное поле.

Среди общих рекомендаций по указанию подобной информации можно отметить:

  • Прописью указывается выдаваемая сумма, никаких исправлений не допускается. Слово «рубль» не сокращается, а копейки указываются числами. Если в строке остается пустое пространство, то оно заполняется прочерком.
  • В поле примечаний отображаются реквизиты документов, на основе которых проводится выдача средств с кассы.

Отметим! После указания всей вышеприведенной информации проставляется подпись главного бухгалтера и руководителя организации. Без подобных подтверждающих подписей выдача средств не может проводится.

Оформление РКО при выдаче зарплаты

Как заполнить ордер?

Часто РКО заполняется для начисления заработной платы. При заполнении ордера рекомендуется придерживаться следующих порядков:

  1. В кассовой книге не отображается сумма, которая уже была отдана сотрудникам или та, что предназначается для подобных целей.
  2. РКО на указанную ведомственную сумму не оформляется.

Примечание! В остальном проводится указание всей приведенной выше информации. Кассир должен подписать ведомость, помечая депонированную сумму. Подобный документ отправляется в бухгалтерию.

Порядок действий

После этого проводится составление ордера и проверяется, если информация достоверна, то бухгалтер также ставить свою подпись.

Последующие действия выглядят следующим образом:

  1. После того как документ был подписан может быть составлен РКО. При этом не обязательно в тот же день.
  2. Номер и дату заполнения указывают на последней странице. В качестве даты используется дата закрытия ведомости.
  3. После этого проводится регистрация документа в кассовой книге.

Интересным моментом назовем то: что если в организации небольшое количество сотрудников, или заработную плату подобным образом получает лишь несколько, то можно и не заполнять ведомость, а заполнить РКО на каждого работника.

Дата заполнения

Довольно много проблем возникает с определением даты, которую нужно указывать при выдаче заработной платы в течение нескольких дней. Установленные нормы в законодательстве определяют то, что нужно указывать дату фактической выдачи суммы, которая совпадает с закрытие ведомости.

Это связано с тем, что заранее не известно, все ли придут за заработной платой в установленное время. В некоторых организациях ставят первый день выдачи.

Расходный кассовый ордер при выдаче заработной платы по ведомости — образец

Как ранее было отмечено, оформление бланка должно проходить в установленном порядке. Практически все пустые графы должны заполняться.

Основание в РКО при выплате зарплаты

Оформление РКО при увольнении

Довольно распространенным вопросом можно назвать возможность использования РКО при увольнении сотрудника. Некоторые бухгалтера хотят подобным образом рассчитать бывшего сотрудника, в том числе и за неиспользованный отпуск.

У подобного способа есть довольно большое количество особенностей:

  1. В графе основания не может указываться лишь заработная плата.
  2. Данный метод применяется только в случае указания два конкретных основания для выдачи средств: зарплата и денежная компенсация за неиспользуемые ранее отпуска.

Специалисты рекомендуют в подобном случае создать 2 РКО, в которых и будут указываться соответствующие причины передачи денежных средств. Это требуется для того, чтобы с большей точностью определить статьи расхода и движения денежных средств в организации.

Как правило, в подобной более точной отчетности заинтересован непосредственно сам владелец бизнеса, так как за счет указания конкретных причин выдачи средств удобнее видеть статьи расхода.

Сроки хранения рассматриваемых документов составляют пять лет, так как они относятся к первичным. Стоит учитывать, что неправильное оформление или отсутствие РКО приводит к наложению штрафных санкций на все предприятие при проведении проверки.

Полезно знать! В некоторых случаях размер штрафа составляет 10 000 рублей. Под грубые нарушения также подходит ситуация отсутствия всех первичных документов. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455-03-75 (Москва) +7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург) 

Это быстро и бесплатно!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455-03-75 (Москва) +7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://moyjurist.ru/rabota/zp/kak-oformit-rko-pri-vydache-zarplaty-i-pri-uvolnenii.html

Заполнение расходного кассового ордера в подотчет — образец

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

  •  Как правильно выдать деньги в подотчет
  • Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ
  • Основание в РКО при выдаче в подотчет
  • Образец заполнения РКО подотчетному лицу
  • Итоги

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

  1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

  1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
  2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
  3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
  4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
  5. Затем делается запись в кассовой книге.
Читайте также:  Трудовой договор между ип и физическим лицом (образец)

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

  • в первой указываются реквизиты документа;
  • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
  • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

  1. Основание в РКО при выплате зарплаты
  2. Скачать форму
  3. Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.
Наименование строки
Организация Пишется название, как указано в учредительных документах
По ОКПО Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики
Структурное подразделение Если есть такая единица, строка заполняется, если нет, ставится прочерк
Номер документа Указывается очередной номер РКО
Дата составления Пишется дата выдачи денег в подотчет
Код структурного подразделения Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу
Корреспондирующий счет В случае выдачи в подотчет ставится счет 71
Код аналитического учета Пишется присвоенный конкретному подотчетнику код
Кредит Ставится счет 50
Сумма, руб., коп. Указывается выдаваемая сумма цифрами
Выдать Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица
Основание В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»
Сумма Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки – цифрами, пустое место строки прочеркивается
Приложение Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления
Руководитель, Главный бухгалтер Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.
Получил Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте, далее проставляет дату получения денежных средств
Подпись Подотчетник ставит свою подпись, подтверждая получение денежных средств.
По Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные
Выдал кассир Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от водителя Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/zapolnenie_rashodnogo_kassovogo_ordera_v_podotchet_obrazec/

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2019 году

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

  • Блок «Дебет»:
  • В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
  • В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
  • 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
  • 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
  • 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
  • 71 – расчеты с подотчётными лицами;
  • 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
  • 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/rko/

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе.  Дата указывается в формате —  ДД.ММ.ГГГГ.  Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ»  (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

  • Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
  • • 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
  • • 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
  • • 70 – расчеты с персоналом по оплате труда
  • • 71 – расчеты с подотчётными лицами
  • • 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
  • • 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках  ставится подпись  руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке  кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-disciplina/rasxodnyj-kassovyj-order

Ссылка на основную публикацию